חשבונית דיגיטלית
חשבונית דיגיטלית חינם
הפקת חשבונית דיגיטלית
מהי חשבונית?
חשבונית או בשמה המוכר לציבור חשבונית מס או בשמה הרשמי חשבונית עסקה, היא מסמך מסחרי הכולל פרטים של עסקה בין קונה ומוכר ובין נותן שירות למקבלו. החשבונית, שהיא למעשה דרישת תשלום, מפרטת את הכמות והמחיר המוסכמים של המוצר או השירות אשר סופקו במהלך עסקה בודדת או מספר עסקאות. חשבונית היא מסמך מוכר לצורכי התחשבנות עם שלטונות המס, להבדיל מ"חשבון" או "חשבון עסקה" שגם הם כוללים את פרטי המכירה אך אינם מוכרים לצורך מע"מ.
מהי חשבונית דיגיטלית?
עם התרחבות השימוש במסחר אלקטרוני ואמצעים אלקטרוניים ממוחשבים, הן בניהול העסק והוצאת החשבוניות והן בהתנהלות המסחרית בין גופים שונים, השימוש במסמכים אלקטרוניים הפך לנפוץ יותר וכולל גם חשבוניות דיגיטליות. "חשבונית דיגיטלית" אם כן היא רשומה אלקטרונית לכל דבר, אשר עם חתימתה הדיגיטלית אין אפשרות לשנותה.
בשנת 2001 חוקק חוק החתימה האלקטרונית[1] אשר הגדיר את הסביבה הטכנולוגית הנדרשת לצורך יצירת חתימה אלקטרונית חוקית. חוק זה הקטין את הסכנות הכרוכות במשלוח מסמכים ברשת והוא מאפשר וודאות בפעולות המתבצעות באופן אלקטרוני על ידי הבטחת תוקפן המשפטי של פעולות אלה וזיהוי וודאי של החותם.
על רקע חקיקת החוק במהלך שנת 2003 הוסדרו תקנות מס הכנסה המאפשרות את הפקת החשבונית הדיגיטלית. ניסוחם של כללים מוסדרים להכרה במקוריותם של מסמכים אלקטרונים, אופן שמירתם וחתימתם האלקטרונית, מקדם את השימוש בהן והופך אותן מקובלות בפעילות העסקית יותר ויותר.
אמנם כיום עדיין ניתן תמיד להדפיס חשבונית אלקטרונית ולהפכה למסמך פיזי על נייר, אך ככל שגדל מספר העסקים הפועלים על בסיס משרד ללא נייר (paperless office)פעולה זו הופכת למיותרת. בנוסף המסמך המודפס אינו מהווה חשבונית דיגיטלית.
אם כן, על מנת לעמוד בהוראות ניהול ספרים על חשבונית אלקטרונית להיות "מסמך ממוחשב",
שעל פי הוראות ניהול ספרים צריכים להתקיים בו שלושת הדברים הבאים:
-
הוא נוצר, נשלח, נקלט נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים.
-
הוא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת[2] או בחתימה אלקטרונית מאובטחת[3] של הנישום.
-
צוינו בו בצורה בולטת לעין המילים "מסמך ממוחשב".
התנאי הראשון מבטיח את קיומו הממוחשב של המסמך מרגע היצירה שלו ועד תום תקופת השמירה המחויבת בחוק. לפיכך, לא ניתן לראות בעותק נייר כמסמך ממוחשב. הצגת המסמך הממוחשב כעותק נייר פוסלת אותו מלהוות תיעוד חוץ.
התנאי השני שנדרש ממסמך אלקטרוני על מנת להיות "מסמך ממוחשב" הוא חתימה אלקטרונית מאושרת או חתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד. החתימה האלקטרונית מבטיחה את מאפיינים הנדרשים לצורך ההוראות כגון זהות השולח, מניעת שינויים במסמך וכדומה. החתימה האלקטרונית שתלווה את המסמך הממוחשב לכל אורך חייו היא חתימתו האלקטרונית המקורית של עורך התיעוד ולא של שום גורם אחר, לרבות גורם קשור (כך למשל, אסור השימוש בחתימה אלקטרונית של חברה אם). במקרה של עסק בו מספר עובדים אין חובה לצרף חתימה אלקטרונית אישית של כל עובד המפיק תיעוד אולם קיימת חובה לחתום בחתימה אלקטרונית של הנישום.
התנאי השלישי מבטיח כי המסמך עומד באמות המידה של "המסמך הממוחשב". כלומר מרגע יצירתו ועד תום תקופת השמירה הוא יישאר ממוחשב ובנוסף יישא את החתימה האלקטרונית המאושרת או המאובטחת של החברה המנפיקה את התיעוד.
יש לציין כי הוראות הפקת המסמכים הממוחשבים אינם קובעים את דרך ההעברה של המסמכים ברשת (דואר אלקטרוני, רשת תקשורת וכדומה) אלא את אמות המידה למסר המועבר. דהיינו, חברה גדולה רשאית לשלוח לכל לקוח באמצעות דואר אלקטרוני את חשבונית המס שהפיקה או לחילופין להקים אתר אינטרנט אליו יוזרמו כל חשבוניות המס שלה. במקרה השני כל לקוח יוכל להיכנס עם קוד אישי לאתר 'ולהוריד' את חשבונית המס שלו.
מה סוגי המסמכים שניתן להפיק באופן דיגיטלי?
-
שובר קבלה
-
הודעת זיכוי
-
חשבונית מס
-
חשבונית שאינה משמשת כתעודת משלוח
נדגיש כי שובר קבלה, חשבונית, הודעת זיכוי, וחשבונית מס הם תיעוד המופק על ידי נישום ומהווים בדרך כלל תיעוד חוץ אצל נישום אחר ולכן ניתנה לגביהם האפשרות לשלחם כמסמך ממוחשב. עם זאת, תעודת משלוח חייבת להימסר למוביל הסחורה בעת הובלתה, ולכן לא הותר משלוחה כמסמך ממוחשב.
דגש נוסף כי אין שוני בדרך ניהול התיעוד במסמך עצמו, אלא רק בדרך שליחתו באופן ממוחשב.
אופן יצירת החשבונית הדיגיטלית
ישנן שתי דרכים חלופיות ליצירת מסמך ממוחשב:
-
הפקה אוטומטית באמצעות מערכת ממוחשבת – תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת או תוכנת צד ג' אחרת, היכולה לתמוך בהפקה אוטומטית של קובץ מתוך הנתונים השמורים בקובץ קבוע ותוך כדי להוסיף את המילים "מסמך ממוחשב". לאחר יצירת הקובץ יש לחתום אותו בחתימה אלקטרונית על מנת שיענה להגדרה של מסמך ממוחשב. יודגש כי אין להוסיף מידע על הקיים שאמור להיות מבוצע באופן אוטומטי וללא התערבות משתמש.
-
סריקת התיעוד לחשבונית נייר – סריקה של התיעוד ממערכת חשבונות ממוחשבת או את המקור שנתלש מפנקס. הסריקה יוצרת קובץ במחשב (בד"כ תמונה). את הקובץ יש לחתום בחתימה אלקטרונית על מנת שיענה להגדרה של מסמך ממוחשב. אם הסריקה לא יוצרת אוטומטית את המילים "מסמך ממוחשב", יש לציין את המילים בצורה אחרת על הפלט, לפני הסריקה. נדגיש כי עבור שיטה זו על אף שאפשרית אין היא מהווה חשבונית דיגיטלית.
-
דגשים ודרישות על שולח החשבונית הדיגיטלית
-
הודעה מראש לפקיד השומה לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון - דרישה זו נועדה לאפשר לפקיד השומה להתאים את אופן הביקורת לעסק, להיערך בהתאם מבחינת כוח האדם הדרוש לביצוע ביקורות ממוחשבות ולאפשר לו להעריך את היקף השימוש במסמכים ממוחשבים בעסקים שבתחום אחריותו.
-
הודעה מראש למקבל החשבונית לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון אליו – המבקש לשלוח מסמכים ממוחשבים יוכל לעשות כן רק אם המקבל הביע את הסכמתו לכך, לפני קבלת המסמך הממוחשב הראשון, וכי המשלוח יתבצע כל עוד לא ביטל המקבל את הסכמתו האמורה. הסכמת המקבל תהיה אישית כלפי השולח ומפורשת, ותוכל להתבצע בכל דרך בת תיעוד שאינה ממוחשבת. בנוסף, על השולח המסמך הממוחשב לשמור את אותם אישורי הסכמה שקיבל מהגורמים אליהם הוא מתכוון להעביר מסמכים ממוחשבים. מסמכי הסכמה אלה יישמרו כחלק ממערכת החשבונות של הנישום.
-
אופן העברת התמורה בעסקאות במסמכים ממוחשבים – על מנת שמסמך ייחשב למסמך ממוחשב הוא חייב להיות חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת או בחתימה אלקטרונית מאושרת. במידה והמסמך חתום בחתימה מאובטחת תתקבל התמורה באחד מהאמצעים הבאים: כרטיס אשראי של הלקוח כאשר השובר ערוך לפקודת הנישום, שיק משורטט על שם הלקוח, שנכתב עליו "לא סחיר", לפקודת הנישום בלבד או העברה ישירה מחשבון הבנק של הלקוח לזכות חשבון הבנק של הנישום הכלול במערכת חשבונותיו.
-
שמירה ואחסון של מסמכים ממוחשבים על ידי השולח – תיעוד המסמך הממוחשב מהווה חלק בלתי נפרד ממערכת הנהלת החשבונות.
-
תיעוד מקובץ קבוע – העובדה כי המסמך האלקטרוני הופק ע"י השולח מתוך קובץ קבוע וכי הקובץ הקבוע כלול במערכת החשבונות שלו אינה פותרת אותו משמירת המסמך הממוחשב שנשלח כשהוא חתום בחתימות האלקטרוניות בהן נחתם. זאת, במטרה לאפשר בעת ביקורת, בין היתר, לבדוק את המסמך שנשלח בפועל למול הנתונים במערכת החשבונות של השולח ואת צורת החתימה על המסמכים.
-
סריקת מקור התיעוד – במקרה בו המסמך הממוחשב נוצר על ידי סריקת מקור התיעוד, התיעוד שנסרק הוא תיעוד נייר שמקורו בהדפסה ממערכת חשבונות ממוחשבת או עותק מקור ממערכת חשבונות ידנית בנוסף, יש לשמור גם את מקור התיעוד אשר נסרק למחשב לצורך משלוחו כמסמך ממוחשב. עותק המקור יישמר במשך שלוש שנים לפחות מיום הגשת הדו"ח על ההכנסה לשנת המס שאליה הוא מתייחס.
-
-
דגשים ודרישות על מקבל החשבונית הדיגיטלית
-
הגדרת מסמך ממוחשב כתיעוד חוץ – על מנת שתיעוד מסוים שנתקבל באמצעי ממוחשב ייחשב לתיעוד חוץ, עליו לעמוד בהגדרת "מסמך ממוחשב". יש לשים לב שדי בכך שהמסמך נשלח או התקבל על ידי מחשב כדי שיהיה חייב לעמוד בדרישות של מסמך ממוחשב.
-
שמירה ואחסון של מסמכים ממוחשבים על ידי המקבל – המסמך הממוחשב הן אצל השולח והן אצל המקבל חייב להישמר. שמירת המסמך תיעשה בצורה המקורית בה נשלח ועל גבי אמצעי אחסון ממוחשבים. חובה לשמור את המסמך כשהוא חתום בחתימה האלקטרונית בה נחתם. למען הסר ספק, הדפסת המסמך ותיוקו אינה עונה על דרישות השמירה של מסמך ממוחשב ועותק הנייר לא יוכל לשמש כתיעוד חוץ. השמירה של המסמך הממוחשב אצל הלקוח צריכה להיעשות ב"תיק תיעוד החוץ" שלו, כלומר עליה להישמר על גבי אמצעי אחסון ממוחשב, תוך שמירה על הדרישה לקיומו של מנגנון איתור תיעוד מסוים ואיחזורו מתוך כלל הקבצים השמורים באותו תיק תיעוד.
-
הודעה בצורה ממוחשבת על קבלת הודעת זיכוי – חשבונית זיכוי נכנסת לתוקף מרגע שהלקוח אישר את קבלתה באמצעות מספר דרכים כמתואר בהוראות ניהול ספרים. בנוסף לזאת, במקרה שמדובר במסמך ממוחשב ניתן לקבל את הודעת הזיכוי כאשר היא חתומה בחתימה אלקטרונית של הלקוח. יש לשים לב כי הספק רשאי לשלוח את חשבונית הזיכוי כשהיא חתומה בחתימה אלקטרונית מאובטחת בלבד ואילו אישור הלקוח בדבר קבלת הודעת הזיכוי צריכה להיות מלווה בחתימה אלקטרונית מאושרת.
[1] חתימה אלקטרונית - זהו כל מידע אלקטרוני שנקשר למסר האלקטרוני. לדוגמא, סיום דואר אלקטרוני בחתימת השולח, במשפט משעשע, בתמונתו וכיו"ב.
[2] חתימה אלקטרונית מאושרת - היא חתימה אלקטרונית מאובטחת אשר זוהתה עבור מקבל המסר החתום על ידי גורם מאשר. גורם מאשר הוא גוף פרטי, אשר הוסמך על ידי רשם ממשרד המשפטים מכוח חוק חתימה אלקטרונית.
[3] חתימה אלקטרונית מאובטחת - היא חתימה "על" המסמך וחתימה "של" המסמך באמצעות שימוש בהצפנה א-סימטרית בטכנולוגיית PKI. המקבל יודע שאת הסמך שלח בעל המפתח הפרטי שהצפין את המסר, והוא יכול לדעת האם נעשה שינוי במסר במהלך שליחתו.
תוכנת YPAY, מערכת הנהלת חשבונות מושלמת בשבילך!!! קלה לשימוש, ידידותית, וירוקה לסביבה.
משרד רו"ח שנותן תמיכה שעוטפת אותך, ודואגת לעסקך ... לכל שאלה ולכל בעיה
נסה את YPAY , תוכנה המובילה בשוק והיא ניתנת בחינם , אז למה לשלם אם אפשר בחינם.
ניתן להפיק בתוכנת YPAY את כל סוגי המסמכים : חשבונית מס , חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי וקבלה .
ולנהל את כל הלקוחות והגביה שלך על דף אחד. בקלות ובנוחות.
המערכת המובילה בישראל .
הצטרפו עוד היום,ותהנו כמו רבים אחרים ממערכת ששולחת חשבונית דיגיטלית חינם וקבלה חינם ללקוחות שלכם בקלות.
הכל נשלח דרך המייל , אין צורך להדפיס או לשלוח בדואר. אין צורך לשלם עוד לתוכנות אחרות בשוק ...אצלנו זה חינם.
איזה מסמכים ניתן להפיק בתוכנה?
ניתן להפיק את כל סוגי המסמכים : חשבונית מס, חשבונית מס/קבלה, קבלה, חשבונית זיכוי, תעודת משלוח,חשבונית עסקה, הזמנת עבודה.
הצטרפו עוד היום ... ותהנו
.
חברת YPAY תמיד כאן בשבילך - מידע ללא הגבלה
לינקים למקורות שונים
מערכת הנהלת חשבונות חינם
חשבונית ירוקה | חשבונית ירוקה חינם
סרטונים מומלצים
חשבונית ירוקה | חשבונית דיגיטלית
חשבונית דיגיטלית | חשבונית ירוקה